Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS)

Pada umumnya, dokumen POS memiliki 2 (dua) unsur utama sesuai anatominya, yaitu: Unsur Dokumentasi (Assessories) dan Unsur Prosedur (inti). Unsur Prosedur merupakan unsur inti dari  POS yang terdiri dari Identitas dan Prosedur. Identitas POS berisi data-data yang menyangkut identitas POS, sedangkan Prosedur berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.

1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen POS yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian POS sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi POS AP antara lain mencakup:

a. Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen POS AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

• Judul POS AP
• Instansi/Satuan Kerja
• Tahun pembuatan
• Informasi lain yang diperlukan

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda

Karena Dokumen POS AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen POS AP ini.

c. Daftar Isi Dokumen POS AP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari POS AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di POS-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen POS AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan Singkat Penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen POS AP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen POS AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam POS AP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
2. Nomor POS AP, nomor prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali POS AP dibuat berupa tanggal selesainya POS AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
4. Tanggal Revisi, tanggal POS AP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya POS AP yang bersangkutan;
5. Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan POS AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen POS AP;
6. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi;
7. Judul POS AP, judul prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8. Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-POS-kan beserta aturan pelaksanaannya;
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (POS AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. POS Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan POS ini secara optimal.
12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-POS-kan.
13. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam POS AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Contoh bagian Identitias:

b. Bagian Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar POS AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. 

Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya POS AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

Share:

Baca Lanjutannya

Prosedur Operasional Standar (POS) Menurut Permen PAN-RB Nomor 35 Tahun 2012

Prosedur Operasional Standar (POS) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. POS Administrasi Pemerintahan (POS AP) adalah POS dari berbagai proses penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Manfaat POS AP

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Prinsip Penyusunan SOP AP

1.  Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
3. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
4. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
5. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
7. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku; 
8. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

Prinsip Pelaksanaan SOP AP

1. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan;
2. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
4. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

Jenis POS AP

1. POS Berdasarkan Sifat Kegiatan

a. POS Administratif

POS Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

POS Administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

POS Administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang dilakukan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS Administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

POS Administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Contoh POSAdministratif adalah:

• POS Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Pelayanan Perawatan Kendaraan
• POS Penanganan Surat Masuk 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis

Di samping merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi, POS Administratif ini menjadi persyaratan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Untuk itu maka POS jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

b. POS Teknis

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

POS Teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2. Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

POS Teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, POS Teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

Contoh POS Teknis adalah:

• POS Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Perakitan Kendaraan 
• POS Pengagendaan Surat 
• POS Pemberian Disposisi

POS Teknis ini merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping POS yang bersifat administratif. Untuk itu maka POS jenis ini harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

2. POS Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

POS menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Makro 

POS Makro adalah POS berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa POS (POS mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau POS yang merupakan integrasi dari beberapa POS (POS mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. 

POS Makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya (misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y, mengirim surat adalah kurir), sedangkan POS mikro mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksananya (misalnya kurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itu sendiri bukan pelaksana lainnya).

Contoh: 

• POS Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat. 
• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS makro dari POS Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja atau satuan kerja terendah dari

organisasi pemerintah karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.

b. SOP Mikro 

POS Mikro adalah POS yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah POS (POS makro) atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan POS (POS makro) yang lebih besar cakupannya.

Contoh: 

• POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat POS merupakan POS mikro dari SOP Pengelolaan Surat. 
• POS Persiapan Bimbingan Teknis, POS Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis merupakan POS mikro dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Mikro adalah dengan melakukan identifikasi terhadap kegiatan terkait dari POS Makro karena pada dasarnya kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi POS mikro.

3. POS Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

POS menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Final 

POS Final adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Contoh: 

• POS Penyusunan Pedoman merupakan POS Final dari POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS Final dari POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. POS Parsial 

POS Parsial adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Contoh: 

• POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

4. POS Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

POS menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Generik (Umum) 

POS Generik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-POS-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS itu diterapkan. 

Contoh: 

• POS Pengelolaan Keuangan di Satker A dan POS Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki POS generik: POS Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.

b. POS Spesifik (Khusus) 

POS Spesifik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. 

Contoh: 

• SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

Format POS AP

Format POS AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format POS pada umumnya. Adapun format POS AP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam POS AP adalah format diagram alir bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan

keputusan yang banyak. Oleh sebab itu, untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam POS AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Simbol Kapsul/Terminator, untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process, untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision, untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow, untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5. Simbol Segilima/Off-Page Connector, untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan POS AP adalah:

1. POS AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis di samping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
5. Penyusunan POS AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan 

Untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: 

• menulis laporan;
• mendokumentasikan surat pengaduan; 
• mengumpulkan bahan rapat;
• mengirim surat undangan kepada peserta; 
• meneliti berkas,
• menandatangani draft surat net, 
• mengarsipkan dokumen. 

Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

Contoh Format POS AP

Share:

Baca Lanjutannya

Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) Menurut PMK Nomor 94 Tahun 2017

Data pendukung berupa data kualitatif dan data kuantitatif selalu dibutuhkan dalam setiap perencanaan anggaran yang dituangkan dalam Rencana Kerja Anggaran Kementerian Lembaga (RKA-KL). Data kualitatif dalam penyusunan anggaran adalah berupa Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) atau sering juga disebut Term of Reference (TOR). KAK/TOR adalah penjelasan mengenai proses pencapaian keluaran (output) kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi kementerian/lembaga. KAK/TOR menjelaskan secara lengkap untuk setiap suatu keluaran (ouput) dalam suatu kegiatan, yang akan dilaksanakan dari mulai awal sampai akhir pelaksanaan kegiatan, yang memuat di dalamnya jenis pekerjaan, penanggung jawab kegiatan, alasan mengapa diperlukan kegiatan tersebut, strategi pencapaiannya, sampai dengan besaran biaya yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Sedangkan data kuantitatif merupakan data pendukung yang berupa  penjelasan lebih lanjut dari TOR yang telah dibuat, yang berisikan data-data berupa angka yang menjelaskan besaran biaya dari setiap tahapan maupun secara keseluruhan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Selanjutnya data kuantitatif ini dapat berupa Rincian Anggaran Biaya (RAB) maupun perhitungan detil dari pekerjaan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

KAK/TOR merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga, dan merupakan  dokumen perencanaan kegiatan  yang berisikan penjelasan terkait dengan 5 (lima) W dan 2 (dua) H, yaitu terkait dengan apa (what), mengapa (why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapa perkiraan biayanya (how much) dari suatu keluaran suatu kegiatan. 

Sistematika hal-hal yang harus tercantum dalam KAK/TOR sekurang-kurangnya mencakup latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penanggungjawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan. Latar Belakang merupakan penjelasan mengenai dasar hukum yang terkait dan kebijakan Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan/aktifitas berkenaan berupa Peraturan Perundangan yang berlaku, Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga, dan Tugas Fungsi Kementerian Negara/Lembaga, sedangkan gambaran umum merupakan penjelasan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan  serta  keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan kegiatan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan. Kegiatan yang dilaksanakan merupakan penjelasan mengenai uraian kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.

Maksud dan Tujuan menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan. Indikator Keluaran dan Keluaran menjelaskan indikator keluaran berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan  keluaran (output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif). Misalnya : 50 km, 40 m2, 20 orang, 1 LHP, dan lain-lain. Cara Pelaksanaan Kegiatan menjelaskan bagaimana (how) cara pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen, tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan. Tempat Pelaksanaan Kegiatan menjelaskan dimana (where) kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan menjelaskan siapa (who) saja yang terlibat dan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatannya. Jadwal Kegiatan menjelaskan berapa lama dan kapan (when) kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan dilengkapi time table kegiatan. Biaya berisikan total biaya (how much) kegiatan sebesar nilai nominal tertentu yang dirinci dalam RAB sebagai lampiran TOR. Sebagai ilustrasi, berikut disampaikan contoh format KAK/TOR.

Contoh dan tata cara pengisian format Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference) adalah sebagai berikut:

Kementerian Negara/Lembaga	:	.............................................	(1)
Unit Eselon I/II	:	.............................................	(2)
Program	:	.............................................	(3)
Sasaran Program	:	.............................................	(4)
Indikator Kinerja Program	:	1. .......................................	(5)
	:	2. ......................................
Kegiatan	:	.............................................	(6)
Sasaran Kegiatan	:	.............................................	(7)
Indikator Kinerja Kegiatan	:	1. .......................................	(8)
	:	2. .......................................
Keluaran (output)	:	.............................................	(9)
Indikator Keluaran (output)	:	1. .......................................	(10)
	:	2. .......................................
Volume Keluaran (output)	:	.............................................	(11)
Satuan Ukur Keluaran (output)	:	.............................................	(12)
	:
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum		.............................................	(13)
2. Gambaran Umum		.............................................	(14)
B. Penerima Manfaat		.............................................	(15)
C. Strategi Pencapaian Keluaran
1. Metode Pelaksanaan		.............................................	(16)
2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan		.............................................	(17)
D. Kurun Waktu Pencapaian Keluaran		.............................................	(18)
E. Biaya Yang Diperlukan		.............................................	(19)
		Penanggung jawab Kegiatan,
		Nama .......................... (20)
		NIP .............................. (21)

No.	Uraian
(1)	Diisi nama Kementerian Negara/Lembaga
(2)	Diisi nama unit eselon I/II sebagai penanggung jawab Program
(3)	Disi nama program sesuai dengan dokumen Renja K/L
(4)	Diisi dengan Sasaran Program yang akan dicapai dalam Program
(5)	Diisi indikator Kinerja Program
(6)	Diisi nama kegiatan sesuai dengan dokumen Renja K/L
(7)	Diisi Sasaran Kegiatan
(8)	Diisi indikator Kinerja kegiatan
(9)	Diisi nama/ nomenklatur Keluaran (Output) Kegiatan secara spesifik
(10)	Diisi Indikator Keluaran (Output) Kegiatan
(11)	Diisi mengenai jumlah/banyaknya kuantitas Keluaran (Output) Kegiatan yang dihasilkan
(12)	Diisi uraian mengena1 satuan ukur yang digunakan dalam rangka pengukuran kuantitas Keluaran (Output) Kegiatan sesuai dengan karakteristiknya
(13)	Diisi dengan dasar hukum tugas fungsi danfatau ketentuan yang terkait langsung dengan Keluaran (Output) Kegiatan yang akan dilaksanakan.
(14)	Diisi gambaran umum mengenai Keluaran (Output) Kegiatan dan volumenya yang akan dilaksanakan dan dicapai
(15)	Diisi dengan penerima manfaat baik internal dan/atau eksternal K/L
(16)	Diisi dengan cara pelaksanaannya berupa kontraktual atau swakelola
(17)	Diisi dengan komponenjtahapan yang digunakan dalam pencapaian keluaran kegiatan, termasuk jadwal waktu (time table) pelaksanaan dan keterangan sifat komponenjtahapan tersebut termasuk biaya utama atau biaya penunjang
(18)	Diisi dengan kurun waktu pencapaian pelaksanaan
(19)	Diisi dengan total anggaran yang dibutuhkan untuk pencapaian keluaran dan penjelasan bahwa rincian biaya sesuai dengan RAB terlampir
(20)	Diisi dengan nama penanggungjawab kegiatan
(21)	Diisi dengan NIP penanggungjawab kegiatan

Unduh format Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) di sini:
Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) 

Sumber: 

• Rendy Prakoso
• PMK Nomor 94 Tahun 2017

Share:

Baca Lanjutannya

Persyaratan Melamar Jabatan ASN Jalur PPPK Menurut PP Nomor 49 Tahun 2019

Menurut PP Nomor 49 Tahun 2019, jabatan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang dapat diisi oleh Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) meliputi: 

a. Jabatan Fungsional (JF)

b. Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT)

Selain kedua jabatan tersebut, menteri (yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang pendayagunaan aparatur negara) dapat menetapkan jabatan lain yang bukan jabatan struktural, yang dapat diisi oleh PPPK. Untuk itu, setiap istansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PPPK berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja, untuk jangka waktu 5 tahun yang diperinci per 1 tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. Kebutuhan dan jenis jabatan PPPK tersebut ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

Selain penyusunan kebutuhan, Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dapat mengusulkan kepada Presiden, melalui Menteri, kebutuhan JPT utama tertentu atau JPT madya tertentu yang dapat diisi oleh PPPK. Usulan tersebut disertai dengan kompetensi, kualifikasi, kebutuhan Instansi Pemerintah, dan persyaratan lain yang dibutuhkan dalam jabatan.

Pengadaan Calon PPPPK

Pengadaan calon PPPK dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pada Instansi Pemerintah. Instansi pemerintah melaksanakan pengadaan calon PPPK melalui penilaian secara objektif berdasarkan kompetensi, kualifikasi, kebutuhan instansi pemerintah, dan persyaratan lain yang dibutuhkan dalam jabatan. Pengadaan PPPK ini dilakukan berdasarkan perencanaan kebutuhan jumlah PPPK, yang dilaksanakan melalui Panitia Seleksi Nasional Pengadaan PPPK. Ketentuan lebih lanjut mengenai kebijakan pengadaan PPPK dan pembentukan panitia seleksi nasional pengadaan PPPK diatur dalam Peraturan Menteri.

Pelaksanaan pengadaan calon PPPK mempertimbangkan kriteria:
a. jumlah dan jenis jabatan;
b. waktu pelaksanaan;
c. jumlah Instansi Pemerintah yang membutuhkan; dan
d. wilayah persebaran.

Pengadaan PPPK untuk mengisi JF (Jabatan Fungsional) dapat dilakukan secara nasional atau tingkat instansi, yang dilakukan oleh panitia seleksi dengan melibatkan unsur dari kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara dan Badan Kepegawaian Negara (BKN).

Pengadaan PPPK untuk mengisi JPT utama dan JPT madya tertentu yang lowong dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pengisian JPT dalam peraturan perundang-undangan, dan berkoordinasi dengan Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN). 

Pengadaan calon PPPK dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.

1. Perencanaan 

Menyusun dan menetapkan perencanaan pengadaan paling sedikit meliputi jadwal pengadaan dan prasarana dan sarana pengadaan)

2. Pengumuman Lowongan

Pengumuman lowongan pengadaan calon PPPPK dilakukan secara terbuka kepada masyarakat, paling singkat 15 hari kalender dan paling sedikit memuat:

1. nama Jabatan;
2. jumlah lowongan Jabatan;
3. unit kerja penempatan/Instansi yang membutuhkan;
4. kualifikasi pendidikan atau sertifikasi profesi;
5. alamat dan tempat lamaran ditujukan;
6. jadwal tahapan seleksi; dan
7. syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar.

3. Pelamaran

Setiap pelamar harus memenuhi dan menyampaikan semua persyaratan pelamaran dan diterima paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan seleksi. Berikut ini persyaratan melamar menjadi PPPK untuk Jabatan Fungsional:

1. Usia paling rendah 20 tahun dan paling tinggi 1 (satu) tahun sebelum batas usia tertentu pada jabatan yang akan dilamar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Tidak pernah dipidana penjara dengan pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum tetap karena melakukan tindak pidana dengan penjara 2 (dua) tahun atau lebih;
3. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai PNS, PPPK, prajurit TNI, anggota Polri, atau diberhentian dengan tidak hormat sebagai pegawai swasta;
4. Tidak menjadi anggota atau pengurus partai politik atau terlibat politik praktis;
5. Memiliki kualifikasi pendidikan sesuai dengan persyaratan jabatan;
6. Memiliki kompetensi yang dibuktikan dengan sertifikasi keahlian tertentu yang masih berlaku dari lembaga profesi yang berwenang untuk jabatan yang mempersyaratkan;
7. Sehat jasmani dan rohani sesuai dengan persyaratan jabatan yang dilamar; dan
8. Persyaratan lain sesuai kebutuhan jabatan yang ditetapkan oleh PPK.

Setiap pelamar berhak untuk memperoleh informasi tentang seleksi PPPK dari Instansi Pemerintah yang akan dilamar.

4. Seleksi

Seleksi pengadaan calon PPPPK terdiri dari:

• seleksi administrasi, untuk mencocokkan persyaratan administrasi dan kualifikasi dengan dokumen pelamaran
• seleksi kompetensi, untuk menilai kesesuaian kompetensi manajerial, kompetensi teknis, dan kompetensi sosial kultural yang dimiliki oleh pelamar dengan standar kompetensi jabatan.

Seleksi kompetensi teknis terdiri atas:

a. Seleksi kompetensi untuk jabatan yang mensyaratkan sertifikasi profesi (dilakukan dengan uji

kompetensi untuk menentukan peringkat); dan

b. Seleksi kompetensi untuk jabatan yang belum mensyaratkan sertifikasi profesi (dilakukan dengan uji kompetensi untuk menentukan ambang batas kelulusan dan peringkat).

Dalam hal dokumen pelamaran tidak memenuhi persyaratan administrasi, pelamar dinyatakan tidak lulus seleksi administrasi.

5. Pengumuman Hasil Seleksi

PPK mengumumkan pelamar yang dinyatakan lulus seleksi pengadaan PPPK secara terbuka, berdasarkan penetapan hasil seleksi kompetensi. 

6. Pengangkatan Menjadi PPPK

Pelamar yang dinyatakan lulus seleksi diangkat sebagai Calon PPPK dengan catatan Calon PPPK yang akan diangkat tersebut tidak berkedudukan sebagai calon PNS, Pegawai Negeri Sipil, Prajurit TNI, Anggota POLRI atau PPPK sejak yang bersangkutan ditetapkan sebagai calon PPPK.

Calon PPPK ditetapkan dengan keputusan PPK yang disampaikan kepada Kepala BKN untuk mendapatkan nomor induk PPPK. Penerbitan nomor induk PPPK diterima oleh PPK paling lama 25 hari kerja sejak waktu penyampaian.

Unduh Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 melalui tautan berikut ini:
Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)

Share:

Baca Lanjutannya

Mutasi/Pindah Tugas Pegawai di Lingkungan Kemendikbud

Proses mutasi pegawai di lingkungan Kemendikbud:

PNS

1. Mendapat persetujuan pindah dari pimpinan unit kerja yang dituju (unit kerja yang dituju menyetujui setelah mengecek ketersediaan formasi jabatan yang lowong)
2. Mendapat persetujuan pindah dari pimpinan unit kerja asal

Unit Kerja Asal

Mengusulkan kepada unit kerja yang dituju dengan melampirkan dokumen:

1. Permohonan pindah PNS
2. Surat pernyataan melepas dari unit asal
3. SK Kepegawaian terakhir
4. SK Jabatan
5. SKP
6. SK Tukin

Unit Kerja yang Dituju

1. Membuat surat pernyataan menerima
2. Mengusulkan ke Biro SDM Kemendikbud dengan melampirkan:
   • Permohonan pindah PNS
   • Surat pernyataan melepas dari unit asal
   • Surat pernyataan menerima dari unit yang dituju
   • SK Kepegawaian terakhir
   • SK Jabatan
   • SKP
   • SK Tukin

Biro SDM Kemendikbud

1. Mengecek ketersediaan formasi jabatan berdasarkan peta jabatan dan database penataan pegawai
2. Membuat surat keputusan pindah pegawai dan mengirimkan kepada pimpinan unit pengusul

Pindah Antar-Unit Kemendikbud

Pindah Antar-Instansi Kemendikbud

Alur Pengajuan Pindah dari Kemendikbud ke Kementerian/Lembaga Lain

Alur Pengajuan Pindah dari Kementerian/Lembaga Lain ke Kemendikbud

Share:

Baca Lanjutannya

Proses Kenaikan Pangkat di Lingkungan Kemendikbud

Berikut ini alur proses kenaikan pangkat di lingkungan Kemendikbud:

Klik untuk memperbesar

Unduh infografik melalui tautan berikut: Proses Kenaikan Pangkat

Share:

Baca Lanjutannya

Materi tentang Fraud dalam Capacity Building Pegawai

Materi tentang fraud disampaikan oleh Bapak Sumadianto Affandi, Kepala Bagian Umum PPPPTK PKn dan IPS, pada hari kedua kegiatan Capacity Building Pegawai di Yogyakarta, 18 November 2018. Materi ini disampaikan dalam rangka penguatan pengawasan dan penguatan akuntabilitas kinerja lembaga.

Bapak Sumadianto Affandi, Kepala Bagian Umum PPPPTK PKn dan IPS, menyampaikan materi tentang fraud pada hari kedua kegiatan Capacity Building Pegawai di Yogyakarta, 18 November 2018.

PENGERTIAN FRAUD

FRAUD adalah pelanggaran yang dilakukan secara sengaja terhadap standar/prosedur dan/atau Kode Etik dan/atau nilai-nilai budaya perusahaan, termasuk namun tidak terbatas pada, pelanggaran yang bersifat kriminal seperti pelanggaran Hukum Pidana dan/atau Hukum Perbankan yang dapat menyebabkan atau telah menyebabkan kerugian materiil kepada bank atau nasabah dan/atau baik secara langsung atau tidak langsung memberikan keuntungan kepada Pekerja, keluarga Pekerja, atau pihak ketiga lainnya.

UNSUR-UNSUR FRAUD

1. Perbuatan melawan hukum/ketentuan dengan sengaja
2. Pelaku, orang dalam atau orang luar
3. Mendapatkan keuntungan pribadi dan kelompok
4. Menimbulkan kerugian bagi orang lain atau perusahaan

SEGITIGA FRAUD (FRAUD TRIANGLE THEORY)

1. Need/Pressure

• Adanya TEKANAN kebutuhan yang ingin dipenuhi oleh pelaku fraud (contohnya: tekanan ekonomi/masalah keuangan, misalnya banyak hutang, kebutuhan tidak terduga, biaya kesehatan)
• Konsumtif: pengeluaran lebih besar daripada penghasilan, gaya hidup melebihi kemampuan
• Sifat buruk (Contoh: judi, narkoba, minuman keras)
• Lingkungan pekerjaan (Contoh: perlakuan buruk dari atasan)
• Kesenjangan sosial 
• Politik, misalnya: untuk dana kampanye

2. Opportunity

PELUANG yang dapat dimanfaatkan oleh pelaku untuk melakukan fraud biasanya disebabkan karena internal control yang lemah, kurangnya pengawasan, dan penyalahgunaan wewenang.

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan faktor kesempatan, antara lain:

• Sistem pengendalian yang lemah
• Tidak ada ukuran kualitas kerja yang baku
• Gagal/tidak ada sanksi pada pelaku fraud
• Kurangnya informasi sehingga tidak memahami keadaan yang sebenarnya

3. Rationalization

Pelaku mencari alasan PEMBENARAN atas tindakan fraud yang dilakukan, misalnya:

• Tindakannya untuk membiayai biaya pengobatan
• Masa kerja yang cukup lama dan merasa seharusnya berhak mendapatkan lebih daripada yang dia dapatkan (posisi, gaji, promosi)
• Tidak ada pembagian dari keuntungan perusahaan kepada karyawan

Faktor-faktor yang dapat meningkatkan faktor pembenaran:

• Mencontoh atasan atau teman sekerja
• Iri hati
• Balas dendam

Di antara ketiga elemen segitiga fraud, OPPORTUNITY merupakan elemen yang paling memungkinkan untuk diminimalisir melalui: 

• Penerapan proses, prosedur dan kontrol
• Upaya deteksi dini terhadap fraud

PELAKU FRAUD

1. Employees – Karyawan Bank
2. Customers – Nasabah Bank
3. Vendors and Agencies – Mereka yang memberikan service kepada bank, namun melakukan tindakan yang merugikan bank, seperti menjual data bank, memalsukan tagihan, mark up harga, dsb

AKIBAT FRAUD

Bagi BANK

• Kerugian finansial
•  Biaya tambahan utk proses polisi, kejaksaan, pengadilan
• Reputasi buruk dimata BI, customers, pemegang saham

Bagi PELAKU

• Sanksi dari perusahaan
• Hukuman sosial ( malu, dijauhi teman, keluarga ikut malu )
• Tercemarnya nama baik
• Dihantui perasaan bersalah
• Berurusan dgn kepolisian, pengadilan bahkan bisa dipenjara
• Ganti rugi

CONTOH FRAUD

• Memalsukan tanda tangan
• Menyalahgunakan kartu kredit / ATM milik nasabah
• Pembukaan rekening fiktif
• Mencairkan dana nasabah dan menyetorkan ke rekening lain bukan milik nasabah ybs
• Penyalahgunaan dana titipan pembukaan rekening milik nasabah
• Membuat laporan fiktif kegiatan promosi
• Pemberian suku bunga deposito yang tidak sesuai dengan ketentuan

PENCEGAHAN FRAUD

1. Membina, memelihara dan menjaga mental / moral pegawai agar senantiasa bersikap jujur, disiplin, setia, beretika dan berdedikasi
2. Membangun sikap peduli terhadap kepatuhan, ketelitian dan kehati-hatian
3. Memahami kebijakan dan prosedur dengan benar
4. Aktivitas pengendalian adalah First Line of Defense
5. Melakukan eskalasi jika menemukan kendala maupun penyelesaian permasalahan

Penulis: Akhmadi
Editor: Tricahyo Abadi

Share:

Baca Lanjutannya

PPPPTK PKn dan IPS Tingkatkan Kompetensi Pegawai melalui Capacity Building Pelayanan Prima

Guna meningkatkan kemampuan dan keterampilan para pegawai dalam melayani dan berkomunikasi dengan para pelanggan maka PPPPTK PKn dan IPS menyelenggarakan pembinaan pegawai melalui kegiatan “Capacity Building Pelayanan Prima bagi Pegawai PPPPTK PKn dan IPS”. Program ini dilaksanakan selama 3 (tiga) hari pada tanggal 17 s.d. 19 November 2018 di Daerah Istimewa Yogyakarta. 

Dengan mengikuti kegiatan ini, diharapkan seluruh pegawai dapat memiliki motivasi kerja yang tinggi, memiliki karakter yang positif dalam bekerja, dan mampu membangun team work yang solid dalam mewujudkan cita-cita lembaga. Selain hal tersebut, juga diharapkan para pegawai memiliki paradigma berpikir yang terbuka dan inovasi-inovasi kekinian. Implementasi nilai-nilai baik dan positif yang relevan dengan tugas dan jabatan serta kewenangan masing-masing pegawai khususnya dalam hal service excellence diharapkan mampu meningkatkan branding dan nilai lembaga di mata publik.

Kegiatan capacity building ini diikuti oleh seluruh pegawai PPPPTK PKn dan IPS dan dalam pelaksanaannya dipandu oleh para trainer yang mumpuni dan memiliki kompetensi serta berpengalaman dengan sertifikasi kompetensi, baik nasional maupun internasional. Kegiatan dilaksanakan baik secara in-door maupun out-door. 

Kegiatan in-door dilaksanakan di Hotel Horison Yogyakarta untuk dapat memberikan gambaran dan teori praktis dari service excellence. Sedangkan kegiatan out-door dilakukan untuk dapat melihat realita perkembangan keilmuan yang terjadi dimasyarakat serta untuk dapat mengapresiasi budaya sebagai bagian tidak terpisahkan dari pendidikan. Kegiatan out-door dilaksanakan di Keraton Yogyakarta, Taman Nasional Gunung Merapi, Illusion Room Meseum D’Walik, dan di Malioboro Yogyakarta.

Materi service excellence yang disampaikan diawali dengan pentingnya kita sebagai pegawai yang melayani pelanggan untuk bisa Mendengarkan Pelanggan. Mendengarkan Pelanggan menjadi kunci keberhasilan karena dengannya kita akan tahu dan dapat memilah yang mana kebutuhan pelanggan dan yang mana bersifat keinginan pelanggan. Kebutuhan pelanggan tentu perlu kita penuhi namun keinginan pelanggan perlu didiskusikan lebih lanjut sehingga teridentifikasi mana yang prioritas untuk dilayani dan mana yang belum prioritas. Penting untuk diingat bahwa setiap menghadapi pelanggan agar memprioritaskan pada upaya memahami perasaannya terlebih dulu baru menyelesaikan masalah yang dihadapinya. Dari segi spiritual, memberikan hal baik pada orang lain adalah memberikan hal yang baik pada diri sendiri, memberikan service excellence kepada pelanggan berarti memberikan yang terbaik bagi lembaga sendiri.

Pelanggan ada dua yaitu internal dan eksternal. Pemenuhan layanan kepada Pelanggan Internal akan menjadikan lembaga semakin kompak. Kunci kekuatan layanan internal ada pada koordinasi. Sedangkan kekuatan dan keberhasilan layanan Pelanggan eksternal ada pada Sistem layanan yang terstandar. 

Keberhasilan Service Excellence itu sendiri sangat dipengaruhi oleh tiga unsur penting dan masing-masing unsur memiliki prosentase tingkat pengaruh keberhasilannya yaitu Product Excellence 20%, System Excellence 20%, dan People Excellence 60%. Dengan demikian, people yang dalam hal ini adalah pegawai memiliki peran yang dominan.

Kekuatan komunikasi juga dipengaruhi oleh verbal sebesar 5%, intonasi sebesar 38%, dan body language 57%. Walaupun hanya 5%, komunikasi verbal merupakan pondasi penting dari komunikasi. Oleh karena itu dalam melakukan komunikasi, kita hendaknya dapat selalu berbicara secara tepat, kepada orang yang tepat, pada waktu yang tepat, dan posisi yang diajak bicara juga pada level yang tepat.

Cara berkomunikasi pegawai dengan pelanggan juga dipengaruhi oleh beberapa hal berikut yaitu Hospitality, Empathy, Attitude, Respect, dan Time yang disingkat menjadi HEART (hati). Pada intinya, pegawai harus dapat melayani para pelanggan dengan sepenuh hati.

Dalam melayani para pelanggan sepenuh hati kita harus memahami fungsi dan level tersenyum. Senyum kepada siapapun adalah senyum level 1. Senyum level 2 berguna sebagai penghargaan dan untuk dapat mengambil respect pelanggan, yaitu dengan cara membuka mulut. (senyum level 2) serta kita harus tersenyum sambari tertawa dengan sahaja kepada pelanggan yang sudah kita kenal (senyum level 3).

Penulis: Akhmadi
Editor: Tricahyo Abadi

Share:

Baca Lanjutannya

Persyaratan Pengajuan Cuti PNS

Mendekati akhir tahun, biasanya kawan-kawan PNS banyak yang mengajukan permohonan cuti. Tapi kadang kita kurang paham bagaimana persyaratan dan prosesnya. Inilah persyaratannya.

1. Pekerja telah bekerja sekurang‐kurangnya 1 (satu) tahun secara terus menerus.
2. Lamanya cuti tahunan adalah 12 (dua belas) hari kerja
3. Cuti tahunan tidak dapat dipecah-pecah hingga jangka waktu yang kurang dari 3 (tiga) hari kerja
4. Untuk mendapatkan cuti tahunan, pekerja yang bersangkutan harus mengajukan permintaan secara tertulis kepada pejabat/perusahaan yang berwenang memberikan cuti
5. Cuti tahunan diberikan secara tertulis oleh pejabat yang berwenang memberikan cuti

Tata Cara Pemberian Cuti PNS dapat diunduh di sini:
Tata Cara Pemberian Cuti PNS 

Formulir Permintaan dan Pemberian Cuti bisa diunduh di sini:
Formulir Permintaan dan Pemberian Cuti 

Share:

Baca Lanjutannya

Surat Edaran Sesjen Kemendikbud Nomor 69884 Tahun 2018 tentang Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa TA 2019 di Lingkungan Kemendikbud

Share:

Baca Lanjutannya

Studi Tiru ke PPPPTK BMTI, PPPPTK PKn & IPS Berkomitmen Benahi RBI

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS melakukan studi tiru Pelaksanaan RBI ke PPPPTK BMTI Bandung selama tiga hari, 1 sampai dengan 3 November 2018. Studi tiru ini bertujuan untuk mendapatkan contoh best practices yang sudah dilakukan oleh PPPPTK BMTI untuk diterapkan di PPPPTK PKn dan IPS. 

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS mendapatkan banyak praktik-praktik baik PPPPTK BMTI yang bisa diambil untuk diterapkan oleh PPPPTK PKn dan IPS. Detail kegiatan ini sebagai berikut.

Pembukaan Kegiatan 

Kepala PPPPTK BMTI, Drs. Marthen Katte Patiung, M.M., sedang tidak berada di tempat sehingga seluruh kegiatan dipimpin oleh Drs. Agung Riyanto, M.Eng. selaku Kabag Umum mewakili Kepala di Gedung Panglayungan.

Tim PPPPTK PKn dan IPS diterima oleh beberapa orang selaku tim PPPPTK BMTI yang terdiri dari:

1. Drs. Agung Riyanto, M.Eng. (Kabag Umum)
2. Dr. I Gusti Made Ardana, S.Pd., M.T. (Kabid Program dan Informasi)
3. Dra. Kusmarini, M.Pd. (Kabid Fasilitasi Peningkatan Kompetensi)
4. Dr. Yanto Permana (Kepala Seksi Evaluasi, Ketua Tim RBI)
5. Sumarna, S.E. (Kasubbag Perencanaan dan Penganggaran)
6. Ipan Ilmansyah Hidayat, S.E. (Kasubbag Tata Laksana dan Kepegawaian)
7. Hernawati, S.H., M.Si.  (SPI)
8. Yanto Irianto (Penata Dokumen)

Selama pembukaan/penerimaan, masing-masing pejabat menyampaikan pentingnya membangun sinergi untuk tercapainya satu suara, satu persepsi, satu visi dan misi dalam mengelola lembaga. Sinergi harus terbangun antarpegawai: pejabat-staf, antarpejabat, antarstaf. Dengan sinergi tersebut, seluruh permasalahan akan mudah diatasi dan perjalanan lembaga akan semakin lancar dan tujuan lembaga akan mudah diraih tanpa harus menguras energi, waktu, dan sumber daya lainnya.

Pada prinsipnya seluruh sistem yang ada di PPPPTK BMTI dapat dicopy, ditiru, dipindahkan, dan disesuaikan di lembaga manapun yang akan melaksanakan RBI. Namun, tingkat keberhasilannya bisa berbeda. Selain dokumen dan sistem, keberhasilan reformasi birokrasi lembaga terutama ditentukan oleh karakter pelaku dan pelaksana sistem tersebut. Karakter yang dimaksudkan adalah perubahan mind set/pola pikir serta budaya kerja yang profesional dan produktif. Spirit perubahan itulah yang akan menentukan kesuksesan implementasi sistem tersebut.

Namun demikian disampaikan pula bahwa tidak ada hal yang sulit. Selama ada kemauan tentu akan ada jalan keluar menuju kesuksesan. Dengan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang serius, pemantauan dan evaluasi yang ketat, tindak lanjut yang didasarkan atas hasil pantauan dan evaluasi tersebut, serta dibarengi dengan spirit perubahan menuju lembaga yang profesional, maka tujuan lembaga akan terwujud.

Implementasi RBI di PPPPTK BMTI

Implementasi program RBI di PPPPTK BMTI mulai dari tahap persiapan dokumen sampai dengan tahap evaluasi oleh MenPAN dan RB dijelaskan secara rinci oleh Kasi Evaluasi Dr. Yanto. Dr. Yanto juga sebagai ketua Tim RBI dan sebagai leader dalam penyiapan dokumen secara soft file melalui web blog. 

Dr. Yanto memaparkan implementasi RBI di PPPPTK BMTI.

Dokumen RBI secara prinsip disiapkan dengan mengacu pada instrumen evaluasi LKE-ZI menuju WBK. Dari instrumen evaluasi tersebut maka hampir seluruh dokumen yang diperlukan dalam program RBI sudah tercatat. Penting untuk diprioritaskan bahwa dari keenam Bidang Reformasi Birokrasi tersebut maka yang paling penting adalah Bidang Manajemen Perubahan dan Bidang Peningkatan Kualitas Layanan Publik. Prioritas pada dua bidang yang merupakan inti RBI tersebut akan mempercepat perubahan-perubahan mendasar dalam area perubahan yang lainnya.

Proses Penyiapan Tim Pelaksana

Pejabat struktural berfungsi sebagai leaders dalam tim RBI tersebut dan Kasi Evaluasi sebagai Ketua Tim RBI. Dalam penyiapan tim pelaksanan RBI, pertimbangan utama adalah dipilihnya para pegawai yang memiliki kinerja baik. Pegawai berkinerja baik bukanlah yang semata-mata pandai atau rajin, tetapi yang benar-benar memiliki integritas dan kemauan serta kemampuan untuk menyelesaikan dan mensukseskan program RBI. 

Tim RBI diambil dari berbagai unit kerja yang selanjutnya seluruh tim dibagi dalam enam bidang reformasi. Unit kerja asal tidak menjadi pertimbangan prioritas terkait dengan kesesuaian bidang garap reformasi, sehingga dalam satu bidang perubahan tersebut dapat terdiri dari beberapa pegawai dari beberapa unit kerja. Tim RBI ini selanjutnya menyusun dokumen sekaligus sebagai agen dalam implementasi RBI sesuai dengan bidangnya. 

Tim RBI selanjutnya ditetapkan dengan Surat Keputusan sebagai bukti formal dokumentasi dan diberdayakan serta difasilitasi sesuai dengan tugas dan tujuan penyelesaian program RBI.

Proses Penyiapan Dokumen

Penyiapan dokumen secara intensif dilakukan mulai bulan Juli 2018. Fokus penyiapan adalah pada kelengkapan dokumen baik dokumen utama maupun dokumen penunjuang. Mulai dari peraturan yang terkait sampai dengan bukti-bukti pelaksanaan atas sistem yang dilaksanakan. Dalam proses penyiapan dokumen tersebut, tim RBI PPPPTK BMTI juga meminta pendampingan Penyiapan dokumen RBI kepada Tim dari Ditjen GTK dan Tim dari Irjen Kemendikbud.   

Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk, hard copy, soft file, dan disajikan dalam versi web based. Dengan demikian dokumen dapat dicek dan dipastikan kelengkapannya serta akan dengan mudah ditemukan dan ditunjukkan kepada tim penilai. Seluruh dokumen yang berupa sistem baik SOP maupun SP dipastikan telah dilaksanakan sehingga semua bukti pelaksanaan tersebut dapat direkam pula dalam aplikasi RBI on-line. Lebih lengkap dokumen hasil dapat dilihat dalam link alamat web sebagai berikut:

- http://rbibmti.blogspot.com
- http://sippbmti.blogspot.com

Proses Penilaian

Terdapat dua tahap penilaian oleh MenPAN-RB yang dilakukan selama proses menuju RBI. Penilaian pertama dilakukan di Kemendikbud Jakarta untuk paparan menjelaskan sistem dan kelengkapan dokumen serta penilaian yang kedua dilakukan di PPPPTK BMTI untuk melihat realitas implementasi program RBI.

Pada penilaian tahap pertama maka pimpinan lembaga yaitu Kepala Pusat sendiri yang harus menjelaskan program yang dilakukan di depan tim men PA-RB. Sedangkan tim RBI dan pejabat lainnya hanya bersifat tim supporting untuk membantu Kepala Pusat. Pertanyaan banyak mengarah pada tugas dan fungsi lembaga dalam melayani pelanggan serta bentuk reformasi birokrasi yang dilakukannya. Selain hal tersebut ditanyakan pula inovasi-inovasi yang dilakukan untuk kemudahan dan kecepatan dalam melayani pelanggan sesuai dengan tugas dan fungsi pokok lembaga.

Penilaian tahap kedua di lembaga olen Tim Men PAN-RB tidak lagi berfokus pada dokumen melainkan lebih pada performance lembaga dari fisik maupun kehidupan/aktifitas pegawai dan semua warga yang ada di lembaga terfsebut. Secara rinci yang disiapkan dalam penilain ini meliputi:

• Keterlibatan dan pemahaman semua pegawai dalam kegiatan RBI (fokus pada kinerja, tugasnya apa, bentuk pekerjaan apa, hasilnya apa, kapan berhasil dan kapan selesai)
• Kebersihan gedung, lingkungan dan termasuk fasilitas
• Atribut-atribut RBI dipasang pada tempat yang strategis.
• Kelengkapan ruangan dan fasilitas pendukung program RBI
• Kepedulian dan keramahan pegawai kepada semua orang.
• Disiapkan semua bukti-bukti dari apa yang sudah dipaparkan pada penilaian pertama di jakarta.

Diskusi dan Tanya Jawab

Diskusi dan tanya jawab berlangsung mulai dari kegiatan Pembukaan, kegiatan penjelasan RBI, maupun saat kunjungan ke lokasi. Pertanyaan yang diajukan bervariasi mulai dari persiapan, pelaksanaan, penilaian serta tindak lanjutnya program RBI.

Dapat disimpulkan bahwa secara umum terlihat banyaknya dokumen yang harus disiapkan dalam rangka melaksanakan program RBI. Dalam hal ini disampaikan agar tidak melihat jumlah dan banyaknya dokumen tetapi fokuskan perhatian pada apa yang harus dilakukan saat ini dan dokumen mana yang harus disusun saat ini. Dengan membuat prioritas penyelesaian maka secara tidak terasa sejumlah dokumen tersebut akan dapat terselesaikan.

Permasalahan pemilihan tim kerja RBI maka harus dipilih tim kerja yang dapat sebagai tunas integritas. Sehingga selain kemampuan dalam menyelesaikan dokumen RBI juga harus mampu menjelaskan maksud dan tujuan dokumen serta mampu mengawal implementasinya pada unit kerja terkait. Tim kerja seharusnya juga berfungsi sebagai implementator program RBI.

Manajemen atau pejabat struktural dan para pejabat departemen harus menjadi pelopor dan role model bagi implementasi RBI di bidang perubahan atau pada unit kerja masing-masing.

Permasalahan biaya implementasi program RBI juga menjadi bahan diskusi dalam pertemuan tersebut. Pada prinsipnya seluruh dana yang diperlukan untuk penyelesaian program RBI dialokasikan dari dana DIPA dengan dicarikan dan disesuaikan dengan mata anggaran yang relevan dalam POK. Perlu dilakukan bedah DIPA untuk melihat kemungkinan pembiayaan yang dapat dilakukan dan jika dipandang penting maka dapat diusulkan revisi RKAKL/POK.  

Dokumen yang telah disusun oleh PPPPTK BMTI dapat diunduh melalui laman di atas dan dapat dipakai oleh PPPPTK PKn dan IPS.

Kunjungan ke Lokasi

Unit Layanan Terpadu selain menangani permasalahan layanan sesuai tugas dan fungsi utama lembaga, juga difungsikan pula untuk penanganan informasi, konsultasi dan pengaduan.

Penanganan gratifikasi dilakukan sesuai POS dan ditampilkan beberapa benda gratifikasi dalam lemari gratifikasi yang diletakkan di loby utama gedung kantor PPPPTK BMTI.

Berikut beberapa contoh foto implementasi RBI yang telah dilaksanakan.

Ruang presensi pegawai, tempat pegawai melakukan finger printing. Ruangan ini juga menyediakan informasi SDM.

Ruang tunggu prioritas

Ruang Unit Layanan Terpadu (layanan informasi, konsultasi, dan pengaduan)

Informasi terkait komitmen para pejabat untuk maklumat layanan dan menolak gratifikasi serta foto pegawai teladan yang terdiri dari petugas cleaning service, asrama, dan keamanan. Satu foto masih kosong terkait dengan widyaiswara teladan (penilaian dilakukan akhir tahun) 

Penutupan

Pada sesi akhir studi tiru, setelah acara kunjungan lapangan selesai maka dilakukan penyerahan cindera mata dari PPPPTK PKn dan IPS yang diwakili oleh Kabag Umum Bpk. Sumadianto Affandi, S.Pd., MM. kepada PPPPTK BMTI yang diwakili oleh Kabag Umum Drs. Agung Riyanto, M.Eng. Prosesi penyerahan cindera mata sebagai akhir dari kegiatan ini dan juga sebagai bentuk terimakasih dan rasa hormat atas layanan dan dukungan dari tim PPPPTK BMTI kepada tim PPPPTK PKn dan IPS.

Acara studi tiru diakhiri dengan melaksanakan foto bersama yang dilakukan di depan Gedung Administrasi.

Usulan Tindak Lanjut

Usulan tindak lanjut studi tiru program RBI yang dimaksudkan adalah perlunya upaya melakukan kajian dan analisis atas hasil-hasil kunjungan studi tiru sehingga diperoleh dokumen-dokumen persiapan implementasi RBI berupa :

• Posisi saat ini atas implementasi program RBI di PPPPTK PKn dan IPS
• Hasil studi tiru berupa dokumen, sistem dan kegiatan PPPPTK BMTI yang akan dikembangkan dan diimplementasikan lebih lanjut di PPPPTK PKn dan IPS 
• Program kerja implementasi RBI termasuk didalamnya analisa situasi dan kondisi.
• Program-program lanjutan atas studi tiru yang dalam waktu dekat akan melibatkan PPPPTK BMTI serta lembaga lain yang dianggap memiliki pengaruh kuat dalam proses implementasi. 

Untuk kepentingan tersebut dan upaya percepatan implementasi program RBI maka perlu kiranya melakukan hal-hal sebagai berikut :

• Penyusunan tim kerja RBI
• Menngimplementasikan program RBI dengan melakukan reviu atas dokumen yang telah dimiliki dan segera melaksanakannya
• Melakukan studi tiru lanjutan di PPPPTK BMTI secara berkelanjutan dan parsial dengan berbasis pada Area Bidang Perubahan atau berbasis pada Unit Kerja.
• Melakukan rekruitmen pegawai melalui mekanisme PPNPN untuk kompetensi Programmer sebanyak minimal 2 (dua) orang yang akan mulai bekerja pada bulan Januari 2019. hal tersebut untuk menyusun aplikasi RBI. Sekaligus rekruitmen PSG/PKL sebanyak minimal 6 orang untuk kompetensi programing untuk mendukung pekerjaan penyusunan aplikasi yang akan dilaksanakan.
• Melakukan pantauan dan evaluasi secara periodik dan intensif guna melihat ketercapaian dan progres implementasi program RBI.

Penulis: Akhmadi
Editor: Tricahyo A.

Share:

Baca Lanjutannya