Studi Tiru ke PPPPTK BMTI, PPPPTK PKn & IPS Berkomitmen Benahi RBI

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS melakukan studi tiru Pelaksanaan RBI ke PPPPTK BMTI Bandung selama tiga hari, 1 sampai dengan 3 November 2018. Studi tiru ini bertujuan untuk mendapatkan contoh best practices yang sudah dilakukan oleh PPPPTK BMTI untuk diterapkan di PPPPTK PKn dan IPS. 

Tim RBI PPPPTK PKn dan IPS mendapatkan banyak praktik-praktik baik PPPPTK BMTI yang bisa diambil untuk diterapkan oleh PPPPTK PKn dan IPS. Detail kegiatan ini sebagai berikut.

Pembukaan Kegiatan 

Kepala PPPPTK BMTI, Drs. Marthen Katte Patiung, M.M., sedang tidak berada di tempat sehingga seluruh kegiatan dipimpin oleh Drs. Agung Riyanto, M.Eng. selaku Kabag Umum mewakili Kepala di Gedung Panglayungan.

Tim PPPPTK PKn dan IPS diterima oleh beberapa orang selaku tim PPPPTK BMTI yang terdiri dari:

1. Drs. Agung Riyanto, M.Eng. (Kabag Umum)
2. Dr. I Gusti Made Ardana, S.Pd., M.T. (Kabid Program dan Informasi)
3. Dra. Kusmarini, M.Pd. (Kabid Fasilitasi Peningkatan Kompetensi)
4. Dr. Yanto Permana (Kepala Seksi Evaluasi, Ketua Tim RBI)
5. Sumarna, S.E. (Kasubbag Perencanaan dan Penganggaran)
6. Ipan Ilmansyah Hidayat, S.E. (Kasubbag Tata Laksana dan Kepegawaian)
7. Hernawati, S.H., M.Si.  (SPI)
8. Yanto Irianto (Penata Dokumen)

Selama pembukaan/penerimaan, masing-masing pejabat menyampaikan pentingnya membangun sinergi untuk tercapainya satu suara, satu persepsi, satu visi dan misi dalam mengelola lembaga. Sinergi harus terbangun antarpegawai: pejabat-staf, antarpejabat, antarstaf. Dengan sinergi tersebut, seluruh permasalahan akan mudah diatasi dan perjalanan lembaga akan semakin lancar dan tujuan lembaga akan mudah diraih tanpa harus menguras energi, waktu, dan sumber daya lainnya.

Pada prinsipnya seluruh sistem yang ada di PPPPTK BMTI dapat dicopy, ditiru, dipindahkan, dan disesuaikan di lembaga manapun yang akan melaksanakan RBI. Namun, tingkat keberhasilannya bisa berbeda. Selain dokumen dan sistem, keberhasilan reformasi birokrasi lembaga terutama ditentukan oleh karakter pelaku dan pelaksana sistem tersebut. Karakter yang dimaksudkan adalah perubahan mind set/pola pikir serta budaya kerja yang profesional dan produktif. Spirit perubahan itulah yang akan menentukan kesuksesan implementasi sistem tersebut.

Namun demikian disampaikan pula bahwa tidak ada hal yang sulit. Selama ada kemauan tentu akan ada jalan keluar menuju kesuksesan. Dengan perencanaan yang matang, pelaksanaan yang serius, pemantauan dan evaluasi yang ketat, tindak lanjut yang didasarkan atas hasil pantauan dan evaluasi tersebut, serta dibarengi dengan spirit perubahan menuju lembaga yang profesional, maka tujuan lembaga akan terwujud.

Implementasi RBI di PPPPTK BMTI

Implementasi program RBI di PPPPTK BMTI mulai dari tahap persiapan dokumen sampai dengan tahap evaluasi oleh MenPAN dan RB dijelaskan secara rinci oleh Kasi Evaluasi Dr. Yanto. Dr. Yanto juga sebagai ketua Tim RBI dan sebagai leader dalam penyiapan dokumen secara soft file melalui web blog. 

Dr. Yanto memaparkan implementasi RBI di PPPPTK BMTI.

Dokumen RBI secara prinsip disiapkan dengan mengacu pada instrumen evaluasi LKE-ZI menuju WBK. Dari instrumen evaluasi tersebut maka hampir seluruh dokumen yang diperlukan dalam program RBI sudah tercatat. Penting untuk diprioritaskan bahwa dari keenam Bidang Reformasi Birokrasi tersebut maka yang paling penting adalah Bidang Manajemen Perubahan dan Bidang Peningkatan Kualitas Layanan Publik. Prioritas pada dua bidang yang merupakan inti RBI tersebut akan mempercepat perubahan-perubahan mendasar dalam area perubahan yang lainnya.

Proses Penyiapan Tim Pelaksana

Pejabat struktural berfungsi sebagai leaders dalam tim RBI tersebut dan Kasi Evaluasi sebagai Ketua Tim RBI. Dalam penyiapan tim pelaksanan RBI, pertimbangan utama adalah dipilihnya para pegawai yang memiliki kinerja baik. Pegawai berkinerja baik bukanlah yang semata-mata pandai atau rajin, tetapi yang benar-benar memiliki integritas dan kemauan serta kemampuan untuk menyelesaikan dan mensukseskan program RBI. 

Tim RBI diambil dari berbagai unit kerja yang selanjutnya seluruh tim dibagi dalam enam bidang reformasi. Unit kerja asal tidak menjadi pertimbangan prioritas terkait dengan kesesuaian bidang garap reformasi, sehingga dalam satu bidang perubahan tersebut dapat terdiri dari beberapa pegawai dari beberapa unit kerja. Tim RBI ini selanjutnya menyusun dokumen sekaligus sebagai agen dalam implementasi RBI sesuai dengan bidangnya. 

Tim RBI selanjutnya ditetapkan dengan Surat Keputusan sebagai bukti formal dokumentasi dan diberdayakan serta difasilitasi sesuai dengan tugas dan tujuan penyelesaian program RBI.

Proses Penyiapan Dokumen

Penyiapan dokumen secara intensif dilakukan mulai bulan Juli 2018. Fokus penyiapan adalah pada kelengkapan dokumen baik dokumen utama maupun dokumen penunjuang. Mulai dari peraturan yang terkait sampai dengan bukti-bukti pelaksanaan atas sistem yang dilaksanakan. Dalam proses penyiapan dokumen tersebut, tim RBI PPPPTK BMTI juga meminta pendampingan Penyiapan dokumen RBI kepada Tim dari Ditjen GTK dan Tim dari Irjen Kemendikbud.   

Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk, hard copy, soft file, dan disajikan dalam versi web based. Dengan demikian dokumen dapat dicek dan dipastikan kelengkapannya serta akan dengan mudah ditemukan dan ditunjukkan kepada tim penilai. Seluruh dokumen yang berupa sistem baik SOP maupun SP dipastikan telah dilaksanakan sehingga semua bukti pelaksanaan tersebut dapat direkam pula dalam aplikasi RBI on-line. Lebih lengkap dokumen hasil dapat dilihat dalam link alamat web sebagai berikut:

- http://rbibmti.blogspot.com
- http://sippbmti.blogspot.com

Proses Penilaian

Terdapat dua tahap penilaian oleh MenPAN-RB yang dilakukan selama proses menuju RBI. Penilaian pertama dilakukan di Kemendikbud Jakarta untuk paparan menjelaskan sistem dan kelengkapan dokumen serta penilaian yang kedua dilakukan di PPPPTK BMTI untuk melihat realitas implementasi program RBI.

Pada penilaian tahap pertama maka pimpinan lembaga yaitu Kepala Pusat sendiri yang harus menjelaskan program yang dilakukan di depan tim men PA-RB. Sedangkan tim RBI dan pejabat lainnya hanya bersifat tim supporting untuk membantu Kepala Pusat. Pertanyaan banyak mengarah pada tugas dan fungsi lembaga dalam melayani pelanggan serta bentuk reformasi birokrasi yang dilakukannya. Selain hal tersebut ditanyakan pula inovasi-inovasi yang dilakukan untuk kemudahan dan kecepatan dalam melayani pelanggan sesuai dengan tugas dan fungsi pokok lembaga.

Penilaian tahap kedua di lembaga olen Tim Men PAN-RB tidak lagi berfokus pada dokumen melainkan lebih pada performance lembaga dari fisik maupun kehidupan/aktifitas pegawai dan semua warga yang ada di lembaga terfsebut. Secara rinci yang disiapkan dalam penilain ini meliputi:

• Keterlibatan dan pemahaman semua pegawai dalam kegiatan RBI (fokus pada kinerja, tugasnya apa, bentuk pekerjaan apa, hasilnya apa, kapan berhasil dan kapan selesai)
• Kebersihan gedung, lingkungan dan termasuk fasilitas
• Atribut-atribut RBI dipasang pada tempat yang strategis.
• Kelengkapan ruangan dan fasilitas pendukung program RBI
• Kepedulian dan keramahan pegawai kepada semua orang.
• Disiapkan semua bukti-bukti dari apa yang sudah dipaparkan pada penilaian pertama di jakarta.

Diskusi dan Tanya Jawab

Diskusi dan tanya jawab berlangsung mulai dari kegiatan Pembukaan, kegiatan penjelasan RBI, maupun saat kunjungan ke lokasi. Pertanyaan yang diajukan bervariasi mulai dari persiapan, pelaksanaan, penilaian serta tindak lanjutnya program RBI.

Dapat disimpulkan bahwa secara umum terlihat banyaknya dokumen yang harus disiapkan dalam rangka melaksanakan program RBI. Dalam hal ini disampaikan agar tidak melihat jumlah dan banyaknya dokumen tetapi fokuskan perhatian pada apa yang harus dilakukan saat ini dan dokumen mana yang harus disusun saat ini. Dengan membuat prioritas penyelesaian maka secara tidak terasa sejumlah dokumen tersebut akan dapat terselesaikan.

Permasalahan pemilihan tim kerja RBI maka harus dipilih tim kerja yang dapat sebagai tunas integritas. Sehingga selain kemampuan dalam menyelesaikan dokumen RBI juga harus mampu menjelaskan maksud dan tujuan dokumen serta mampu mengawal implementasinya pada unit kerja terkait. Tim kerja seharusnya juga berfungsi sebagai implementator program RBI.

Manajemen atau pejabat struktural dan para pejabat departemen harus menjadi pelopor dan role model bagi implementasi RBI di bidang perubahan atau pada unit kerja masing-masing.

Permasalahan biaya implementasi program RBI juga menjadi bahan diskusi dalam pertemuan tersebut. Pada prinsipnya seluruh dana yang diperlukan untuk penyelesaian program RBI dialokasikan dari dana DIPA dengan dicarikan dan disesuaikan dengan mata anggaran yang relevan dalam POK. Perlu dilakukan bedah DIPA untuk melihat kemungkinan pembiayaan yang dapat dilakukan dan jika dipandang penting maka dapat diusulkan revisi RKAKL/POK.  

Dokumen yang telah disusun oleh PPPPTK BMTI dapat diunduh melalui laman di atas dan dapat dipakai oleh PPPPTK PKn dan IPS.

Kunjungan ke Lokasi

Unit Layanan Terpadu selain menangani permasalahan layanan sesuai tugas dan fungsi utama lembaga, juga difungsikan pula untuk penanganan informasi, konsultasi dan pengaduan.

Penanganan gratifikasi dilakukan sesuai POS dan ditampilkan beberapa benda gratifikasi dalam lemari gratifikasi yang diletakkan di loby utama gedung kantor PPPPTK BMTI.

Berikut beberapa contoh foto implementasi RBI yang telah dilaksanakan.

Ruang presensi pegawai, tempat pegawai melakukan finger printing. Ruangan ini juga menyediakan informasi SDM.

Ruang tunggu prioritas

Ruang Unit Layanan Terpadu (layanan informasi, konsultasi, dan pengaduan)

Informasi terkait komitmen para pejabat untuk maklumat layanan dan menolak gratifikasi serta foto pegawai teladan yang terdiri dari petugas cleaning service, asrama, dan keamanan. Satu foto masih kosong terkait dengan widyaiswara teladan (penilaian dilakukan akhir tahun) 

Penutupan

Pada sesi akhir studi tiru, setelah acara kunjungan lapangan selesai maka dilakukan penyerahan cindera mata dari PPPPTK PKn dan IPS yang diwakili oleh Kabag Umum Bpk. Sumadianto Affandi, S.Pd., MM. kepada PPPPTK BMTI yang diwakili oleh Kabag Umum Drs. Agung Riyanto, M.Eng. Prosesi penyerahan cindera mata sebagai akhir dari kegiatan ini dan juga sebagai bentuk terimakasih dan rasa hormat atas layanan dan dukungan dari tim PPPPTK BMTI kepada tim PPPPTK PKn dan IPS.

Acara studi tiru diakhiri dengan melaksanakan foto bersama yang dilakukan di depan Gedung Administrasi.

Usulan Tindak Lanjut

Usulan tindak lanjut studi tiru program RBI yang dimaksudkan adalah perlunya upaya melakukan kajian dan analisis atas hasil-hasil kunjungan studi tiru sehingga diperoleh dokumen-dokumen persiapan implementasi RBI berupa :

• Posisi saat ini atas implementasi program RBI di PPPPTK PKn dan IPS
• Hasil studi tiru berupa dokumen, sistem dan kegiatan PPPPTK BMTI yang akan dikembangkan dan diimplementasikan lebih lanjut di PPPPTK PKn dan IPS 
• Program kerja implementasi RBI termasuk didalamnya analisa situasi dan kondisi.
• Program-program lanjutan atas studi tiru yang dalam waktu dekat akan melibatkan PPPPTK BMTI serta lembaga lain yang dianggap memiliki pengaruh kuat dalam proses implementasi. 

Untuk kepentingan tersebut dan upaya percepatan implementasi program RBI maka perlu kiranya melakukan hal-hal sebagai berikut :

• Penyusunan tim kerja RBI
• Menngimplementasikan program RBI dengan melakukan reviu atas dokumen yang telah dimiliki dan segera melaksanakannya
• Melakukan studi tiru lanjutan di PPPPTK BMTI secara berkelanjutan dan parsial dengan berbasis pada Area Bidang Perubahan atau berbasis pada Unit Kerja.
• Melakukan rekruitmen pegawai melalui mekanisme PPNPN untuk kompetensi Programmer sebanyak minimal 2 (dua) orang yang akan mulai bekerja pada bulan Januari 2019. hal tersebut untuk menyusun aplikasi RBI. Sekaligus rekruitmen PSG/PKL sebanyak minimal 6 orang untuk kompetensi programing untuk mendukung pekerjaan penyusunan aplikasi yang akan dilaksanakan.
• Melakukan pantauan dan evaluasi secara periodik dan intensif guna melihat ketercapaian dan progres implementasi program RBI.

Penulis: Akhmadi
Editor: Tricahyo A.

Share: