Dokumen Prosedur Operasional Standar (POS)

Pada umumnya, dokumen POS memiliki 2 (dua) unsur utama sesuai anatominya, yaitu: Unsur Dokumentasi (Assessories) dan Unsur Prosedur (inti). Unsur Prosedur merupakan unsur inti dari  POS yang terdiri dari Identitas dan Prosedur. Identitas POS berisi data-data yang menyangkut identitas POS, sedangkan Prosedur berisi kegiatan, pelaksana, mutu baku dan keterangan.

1. Unsur Dokumentasi

Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen POS yang berisi hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian POS sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi POS AP antara lain mencakup:

a. Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah dokumen POS AP. Halaman judul ini berisi informasi mengenai:

• Judul POS AP
• Instansi/Satuan Kerja
• Tahun pembuatan
• Informasi lain yang diperlukan

b. Keputusan Pimpinan Kementerian/Lembaga/Pemda

Karena Dokumen POS AP merupakan pedoman setiap pegawai (baik pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu), dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan Induk Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah tentang penetapan dokumen POS AP ini.

c. Daftar Isi Dokumen POS AP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari POS AP terkait. (Catatan: Pada umumnya, karena prosedur-prosedur yang di POS-kan akan mencakup prosedur dari seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen POS AP akan sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan Singkat Penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen POS AP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan Definisi/Pengertian-pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur

Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen POS AP. Unsur ini dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian Flowchart.

a. Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam POS AP dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja, nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
2. Nomor POS AP, nomor prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan tata naskah dinas yang berlaku di Kementerian/Lembaga/Pemerintah Daerah;
3. Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali POS AP dibuat berupa tanggal selesainya POS AP dibuat bukan tanggal dimulainya pembuatannya;
4. Tanggal Revisi, tanggal POS AP direvisi atau tanggal rencana ditinjauulangnya POS AP yang bersangkutan;
5. Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan POS AP atau sama dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen POS AP;
6. Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP serta stempel/cap instansi;
7. Judul POS AP, judul prosedur yang di-POS-kan sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8. Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang di-POS-kan beserta aturan pelaksanaannya;
9. Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (POS AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).
10. Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan;
11. Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. POS Administrasi dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian dan ketrampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat melaksanakan POS ini secara optimal.
12. Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang di-POS-kan.
13. Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini, akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam POS AP). Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Contoh bagian Identitias:

b. Bagian Bagian Flowchart

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah (prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: Nomor kegiatan; Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur); Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan; Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan. Agar POS AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. 

Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasinya, sebaiknya POS AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

Share:

Baca Lanjutannya

Prosedur Operasional Standar (POS) Menurut Permen PAN-RB Nomor 35 Tahun 2012

Prosedur Operasional Standar (POS) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. POS Administrasi Pemerintahan (POS AP) adalah POS dari berbagai proses penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Manfaat POS AP

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

Prinsip Penyusunan SOP AP

1.  Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan tugasnya;
2. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
3. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
4. Keterukuran. Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya;
5. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan;
6. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna;
7. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku; 
8. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

Prinsip Pelaksanaan SOP AP

1. Konsisten. SOP AP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan;
2. Komitmen. SOP AP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan tertinggi;
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP AP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif;
4. Mengikat. SOP AP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan;
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

Jenis POS AP

1. POS Berdasarkan Sifat Kegiatan

a. POS Administratif

POS Administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

POS Administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.

POS Administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan yang dilakukan.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan lingkup makro, POS Administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi pemerintahan.

POS Administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.

Contoh POSAdministratif adalah:

• POS Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Pelayanan Perawatan Kendaraan
• POS Penanganan Surat Masuk 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis

Di samping merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi, POS Administratif ini menjadi persyaratan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Untuk itu maka POS jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah.

b. POS Teknis

Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.

POS Teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:

1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari satu;
2. Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah detail pelaksanaan kegiatan.

POS Teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.

Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan, POS Teknis diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana, pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.

Contoh POS Teknis adalah:

• POS Pengujian Sampel di Laboratorium
• POS Perakitan Kendaraan 
• POS Pengagendaan Surat 
• POS Pemberian Disposisi

POS Teknis ini merupakan kebutuhan organisasi Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping POS yang bersifat administratif. Untuk itu maka POS jenis ini harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.

2. POS Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan

POS menurut cakupan dan besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Makro 

POS Makro adalah POS berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa POS (POS mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau POS yang merupakan integrasi dari beberapa POS (POS mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam POS tersebut. 

POS Makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan oleh pelaksanaanya (misalnya, menteri X mengirim surat ke menteri Y, mengirim surat adalah kurir), sedangkan POS mikro mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksananya (misalnya kurir mengirim surat, yang mengirim adalah kurir itu sendiri bukan pelaksana lainnya).

Contoh: 

• POS Pengelolaan Surat yang merupakan SOP makro dari POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat. 
• SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS makro dari POS Persiapan Bimbingan Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Makro adalah dengan melakukan identifikasi awal terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja atau satuan kerja terendah dari

organisasi pemerintah karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.

b. SOP Mikro 

POS Mikro adalah POS yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah POS (POS makro) atau POS yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan POS (POS makro) yang lebih besar cakupannya.

Contoh: 

• POS Penanganan Surat Masuk, POS Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan POS Pengiriman Surat POS merupakan POS mikro dari SOP Pengelolaan Surat. 
• POS Persiapan Bimbingan Teknis, POS Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan POS Pelaporan Bimbingan Teknis merupakan POS mikro dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

Pendekatan lain yang dapat dilakukan untuk memahami POS Mikro adalah dengan melakukan identifikasi terhadap kegiatan terkait dari POS Makro karena pada dasarnya kegiatan yang terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan menjadi POS mikro.

3. POS Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

POS menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Final 

POS Final adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.

Contoh: 

• POS Penyusunan Pedoman merupakan POS Final dari POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan POS Final dari POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

b. POS Parsial 

POS Parsial adalah POS yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhirnya.

Contoh: 

• POS Penyiapan Bahan Penyusunan Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyusunan Pedoman. 
• POS Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan bagian (parsial) dari POS Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

4. POS Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan

POS menurut cakupan dan jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:

a. POS Generik (Umum) 

POS Generik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di-POS-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya. Variasi POS yang ada hanya disebabkan perbedaan lokasi POS itu diterapkan. 

Contoh: 

• POS Pengelolaan Keuangan di Satker A dan POS Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki POS generik: POS Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.

b. POS Spesifik (Khusus) 

POS Spesifik adalah POS berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan, tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut. 

Contoh: 

• SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.

Format POS AP

Format POS AP yang dipersyaratkan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi memiliki format yang telah distandarkan tidak seperti format POS pada umumnya. Adapun format POS AP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi adalah sebagai berikut:

a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)

Format yang dipergunakan dalam POS AP adalah format diagram alir bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan

keputusan yang banyak. Oleh sebab itu, untuk menyamakan format maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang (branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit, kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.

b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts

Simbol yang digunakan dalam POS AP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol, yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts) dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector). Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Simbol Kapsul/Terminator, untuk mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process, untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision, untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak Panah/Panah/Arrow, untuk mendeskrpsikan arah kegiatan (arah proses kegiatan);
5. Simbol Segilima/Off-Page Connector, untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.

Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan POS AP adalah:

1. POS AP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana (jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan administrasi maupun urusan teknis;
2. Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan keputusan (decision);
3. Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat teknis di samping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal (technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);
4. Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif (menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan simbol lain yang sejenis;
5. Penyusunan POS AP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan 

Untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti dengan obyek dan keterangan seperti: 

• menulis laporan;
• mendokumentasikan surat pengaduan; 
• mengumpulkan bahan rapat;
• mengirim surat undangan kepada peserta; 
• meneliti berkas,
• menandatangani draft surat net, 
• mengarsipkan dokumen. 

Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.

Contoh Format POS AP

Share:

Baca Lanjutannya

Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) Menurut PMK Nomor 94 Tahun 2017

Data pendukung berupa data kualitatif dan data kuantitatif selalu dibutuhkan dalam setiap perencanaan anggaran yang dituangkan dalam Rencana Kerja Anggaran Kementerian Lembaga (RKA-KL). Data kualitatif dalam penyusunan anggaran adalah berupa Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) atau sering juga disebut Term of Reference (TOR). KAK/TOR adalah penjelasan mengenai proses pencapaian keluaran (output) kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi kementerian/lembaga. KAK/TOR menjelaskan secara lengkap untuk setiap suatu keluaran (ouput) dalam suatu kegiatan, yang akan dilaksanakan dari mulai awal sampai akhir pelaksanaan kegiatan, yang memuat di dalamnya jenis pekerjaan, penanggung jawab kegiatan, alasan mengapa diperlukan kegiatan tersebut, strategi pencapaiannya, sampai dengan besaran biaya yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Sedangkan data kuantitatif merupakan data pendukung yang berupa  penjelasan lebih lanjut dari TOR yang telah dibuat, yang berisikan data-data berupa angka yang menjelaskan besaran biaya dari setiap tahapan maupun secara keseluruhan dari kegiatan yang akan dilaksanakan. Selanjutnya data kuantitatif ini dapat berupa Rincian Anggaran Biaya (RAB) maupun perhitungan detil dari pekerjaan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

KAK/TOR merupakan gambaran umum dan penjelasan mengenai keluaran kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi Kementerian Negara/Lembaga, dan merupakan  dokumen perencanaan kegiatan  yang berisikan penjelasan terkait dengan 5 (lima) W dan 2 (dua) H, yaitu terkait dengan apa (what), mengapa (why), siapa (who), kapan (when), lokasi (where), bagaimana (how), dan berapa perkiraan biayanya (how much) dari suatu keluaran suatu kegiatan. 

Sistematika hal-hal yang harus tercantum dalam KAK/TOR sekurang-kurangnya mencakup latar belakang, maksud dan tujuan, indikator keluaran dan keluaran, cara pelaksanaan kegiatan, pelaksana dan penanggungjawab kegiatan, jadwal kegiatan, dan biaya kegiatan. Latar Belakang merupakan penjelasan mengenai dasar hukum yang terkait dan kebijakan Kementerian Negara/Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan/aktifitas berkenaan berupa Peraturan Perundangan yang berlaku, Rencana Strategis Kementerian Negara/Lembaga, dan Tugas Fungsi Kementerian Negara/Lembaga, sedangkan gambaran umum merupakan penjelasan secara singkat mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan penting kegiatan tersebut dilaksanakan  serta  keterkaitan kegiatan yang dipilih dengan kegiatan keluaran (output) dalam mendukung pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan. Kegiatan yang dilaksanakan merupakan penjelasan mengenai uraian kegiatan apa (what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.

Maksud dan Tujuan menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan. Indikator Keluaran dan Keluaran menjelaskan indikator keluaran berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan  keluaran (output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif). Misalnya : 50 km, 40 m2, 20 orang, 1 LHP, dan lain-lain. Cara Pelaksanaan Kegiatan menjelaskan bagaimana (how) cara pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen, tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan. Tempat Pelaksanaan Kegiatan menjelaskan dimana (where) kegiatan tersebut akan dilaksanakan. Pelaksana dan Penanggungjawab Kegiatan menjelaskan siapa (who) saja yang terlibat dan bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatannya. Jadwal Kegiatan menjelaskan berapa lama dan kapan (when) kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan dilengkapi time table kegiatan. Biaya berisikan total biaya (how much) kegiatan sebesar nilai nominal tertentu yang dirinci dalam RAB sebagai lampiran TOR. Sebagai ilustrasi, berikut disampaikan contoh format KAK/TOR.

Contoh dan tata cara pengisian format Kerangka Acuan Kerja (Term of Reference) adalah sebagai berikut:

Kementerian Negara/Lembaga	:	.............................................	(1)
Unit Eselon I/II	:	.............................................	(2)
Program	:	.............................................	(3)
Sasaran Program	:	.............................................	(4)
Indikator Kinerja Program	:	1. .......................................	(5)
	:	2. ......................................
Kegiatan	:	.............................................	(6)
Sasaran Kegiatan	:	.............................................	(7)
Indikator Kinerja Kegiatan	:	1. .......................................	(8)
	:	2. .......................................
Keluaran (output)	:	.............................................	(9)
Indikator Keluaran (output)	:	1. .......................................	(10)
	:	2. .......................................
Volume Keluaran (output)	:	.............................................	(11)
Satuan Ukur Keluaran (output)	:	.............................................	(12)
	:
A. Latar Belakang
1. Dasar Hukum		.............................................	(13)
2. Gambaran Umum		.............................................	(14)
B. Penerima Manfaat		.............................................	(15)
C. Strategi Pencapaian Keluaran
1. Metode Pelaksanaan		.............................................	(16)
2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan		.............................................	(17)
D. Kurun Waktu Pencapaian Keluaran		.............................................	(18)
E. Biaya Yang Diperlukan		.............................................	(19)
		Penanggung jawab Kegiatan,
		Nama .......................... (20)
		NIP .............................. (21)

No.	Uraian
(1)	Diisi nama Kementerian Negara/Lembaga
(2)	Diisi nama unit eselon I/II sebagai penanggung jawab Program
(3)	Disi nama program sesuai dengan dokumen Renja K/L
(4)	Diisi dengan Sasaran Program yang akan dicapai dalam Program
(5)	Diisi indikator Kinerja Program
(6)	Diisi nama kegiatan sesuai dengan dokumen Renja K/L
(7)	Diisi Sasaran Kegiatan
(8)	Diisi indikator Kinerja kegiatan
(9)	Diisi nama/ nomenklatur Keluaran (Output) Kegiatan secara spesifik
(10)	Diisi Indikator Keluaran (Output) Kegiatan
(11)	Diisi mengenai jumlah/banyaknya kuantitas Keluaran (Output) Kegiatan yang dihasilkan
(12)	Diisi uraian mengena1 satuan ukur yang digunakan dalam rangka pengukuran kuantitas Keluaran (Output) Kegiatan sesuai dengan karakteristiknya
(13)	Diisi dengan dasar hukum tugas fungsi danfatau ketentuan yang terkait langsung dengan Keluaran (Output) Kegiatan yang akan dilaksanakan.
(14)	Diisi gambaran umum mengenai Keluaran (Output) Kegiatan dan volumenya yang akan dilaksanakan dan dicapai
(15)	Diisi dengan penerima manfaat baik internal dan/atau eksternal K/L
(16)	Diisi dengan cara pelaksanaannya berupa kontraktual atau swakelola
(17)	Diisi dengan komponenjtahapan yang digunakan dalam pencapaian keluaran kegiatan, termasuk jadwal waktu (time table) pelaksanaan dan keterangan sifat komponenjtahapan tersebut termasuk biaya utama atau biaya penunjang
(18)	Diisi dengan kurun waktu pencapaian pelaksanaan
(19)	Diisi dengan total anggaran yang dibutuhkan untuk pencapaian keluaran dan penjelasan bahwa rincian biaya sesuai dengan RAB terlampir
(20)	Diisi dengan nama penanggungjawab kegiatan
(21)	Diisi dengan NIP penanggungjawab kegiatan

Unduh format Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) di sini:
Format Kerangka Acuan Kerja (KAK/TOR) 

Sumber: 

• Rendy Prakoso
• PMK Nomor 94 Tahun 2017

Share:

Baca Lanjutannya

Persyaratan Melamar Jabatan ASN Jalur PPPK Menurut PP Nomor 49 Tahun 2019

Menurut PP Nomor 49 Tahun 2019, jabatan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang dapat diisi oleh Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) meliputi: 

a. Jabatan Fungsional (JF)

b. Jabatan Pimpinan Tinggi (JPT)

Selain kedua jabatan tersebut, menteri (yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang pendayagunaan aparatur negara) dapat menetapkan jabatan lain yang bukan jabatan struktural, yang dapat diisi oleh PPPK. Untuk itu, setiap istansi pemerintah wajib menyusun kebutuhan jumlah dan jenis jabatan PPPK berdasarkan analisis jabatan dan analisis beban kerja, untuk jangka waktu 5 tahun yang diperinci per 1 tahun berdasarkan prioritas kebutuhan. Kebutuhan dan jenis jabatan PPPK tersebut ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

Selain penyusunan kebutuhan, Pejabat Pembina Kepegawaian (PPK) dapat mengusulkan kepada Presiden, melalui Menteri, kebutuhan JPT utama tertentu atau JPT madya tertentu yang dapat diisi oleh PPPK. Usulan tersebut disertai dengan kompetensi, kualifikasi, kebutuhan Instansi Pemerintah, dan persyaratan lain yang dibutuhkan dalam jabatan.

Pengadaan Calon PPPPK

Pengadaan calon PPPK dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pada Instansi Pemerintah. Instansi pemerintah melaksanakan pengadaan calon PPPK melalui penilaian secara objektif berdasarkan kompetensi, kualifikasi, kebutuhan instansi pemerintah, dan persyaratan lain yang dibutuhkan dalam jabatan. Pengadaan PPPK ini dilakukan berdasarkan perencanaan kebutuhan jumlah PPPK, yang dilaksanakan melalui Panitia Seleksi Nasional Pengadaan PPPK. Ketentuan lebih lanjut mengenai kebijakan pengadaan PPPK dan pembentukan panitia seleksi nasional pengadaan PPPK diatur dalam Peraturan Menteri.

Pelaksanaan pengadaan calon PPPK mempertimbangkan kriteria:
a. jumlah dan jenis jabatan;
b. waktu pelaksanaan;
c. jumlah Instansi Pemerintah yang membutuhkan; dan
d. wilayah persebaran.

Pengadaan PPPK untuk mengisi JF (Jabatan Fungsional) dapat dilakukan secara nasional atau tingkat instansi, yang dilakukan oleh panitia seleksi dengan melibatkan unsur dari kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang aparatur negara dan Badan Kepegawaian Negara (BKN).

Pengadaan PPPK untuk mengisi JPT utama dan JPT madya tertentu yang lowong dilakukan sesuai dengan ketentuan mengenai tata cara pengisian JPT dalam peraturan perundang-undangan, dan berkoordinasi dengan Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN). 

Pengadaan calon PPPK dilakukan dengan tahapan sebagai berikut.

1. Perencanaan 

Menyusun dan menetapkan perencanaan pengadaan paling sedikit meliputi jadwal pengadaan dan prasarana dan sarana pengadaan)

2. Pengumuman Lowongan

Pengumuman lowongan pengadaan calon PPPPK dilakukan secara terbuka kepada masyarakat, paling singkat 15 hari kalender dan paling sedikit memuat:

1. nama Jabatan;
2. jumlah lowongan Jabatan;
3. unit kerja penempatan/Instansi yang membutuhkan;
4. kualifikasi pendidikan atau sertifikasi profesi;
5. alamat dan tempat lamaran ditujukan;
6. jadwal tahapan seleksi; dan
7. syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar.

3. Pelamaran

Setiap pelamar harus memenuhi dan menyampaikan semua persyaratan pelamaran dan diterima paling lama 10 (sepuluh) hari kerja sebelum pelaksanaan seleksi. Berikut ini persyaratan melamar menjadi PPPK untuk Jabatan Fungsional:

1. Usia paling rendah 20 tahun dan paling tinggi 1 (satu) tahun sebelum batas usia tertentu pada jabatan yang akan dilamar sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
2. Tidak pernah dipidana penjara dengan pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hukum tetap karena melakukan tindak pidana dengan penjara 2 (dua) tahun atau lebih;
3. Tidak pernah diberhentikan dengan hormat tidak atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai PNS, PPPK, prajurit TNI, anggota Polri, atau diberhentian dengan tidak hormat sebagai pegawai swasta;
4. Tidak menjadi anggota atau pengurus partai politik atau terlibat politik praktis;
5. Memiliki kualifikasi pendidikan sesuai dengan persyaratan jabatan;
6. Memiliki kompetensi yang dibuktikan dengan sertifikasi keahlian tertentu yang masih berlaku dari lembaga profesi yang berwenang untuk jabatan yang mempersyaratkan;
7. Sehat jasmani dan rohani sesuai dengan persyaratan jabatan yang dilamar; dan
8. Persyaratan lain sesuai kebutuhan jabatan yang ditetapkan oleh PPK.

Setiap pelamar berhak untuk memperoleh informasi tentang seleksi PPPK dari Instansi Pemerintah yang akan dilamar.

4. Seleksi

Seleksi pengadaan calon PPPPK terdiri dari:

• seleksi administrasi, untuk mencocokkan persyaratan administrasi dan kualifikasi dengan dokumen pelamaran
• seleksi kompetensi, untuk menilai kesesuaian kompetensi manajerial, kompetensi teknis, dan kompetensi sosial kultural yang dimiliki oleh pelamar dengan standar kompetensi jabatan.

Seleksi kompetensi teknis terdiri atas:

a. Seleksi kompetensi untuk jabatan yang mensyaratkan sertifikasi profesi (dilakukan dengan uji

kompetensi untuk menentukan peringkat); dan

b. Seleksi kompetensi untuk jabatan yang belum mensyaratkan sertifikasi profesi (dilakukan dengan uji kompetensi untuk menentukan ambang batas kelulusan dan peringkat).

Dalam hal dokumen pelamaran tidak memenuhi persyaratan administrasi, pelamar dinyatakan tidak lulus seleksi administrasi.

5. Pengumuman Hasil Seleksi

PPK mengumumkan pelamar yang dinyatakan lulus seleksi pengadaan PPPK secara terbuka, berdasarkan penetapan hasil seleksi kompetensi. 

6. Pengangkatan Menjadi PPPK

Pelamar yang dinyatakan lulus seleksi diangkat sebagai Calon PPPK dengan catatan Calon PPPK yang akan diangkat tersebut tidak berkedudukan sebagai calon PNS, Pegawai Negeri Sipil, Prajurit TNI, Anggota POLRI atau PPPK sejak yang bersangkutan ditetapkan sebagai calon PPPK.

Calon PPPK ditetapkan dengan keputusan PPK yang disampaikan kepada Kepala BKN untuk mendapatkan nomor induk PPPK. Penerbitan nomor induk PPPK diterima oleh PPK paling lama 25 hari kerja sejak waktu penyampaian.

Unduh Peraturan Pemerintah Nomor 49 Tahun 2018 melalui tautan berikut ini:
Manajemen Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK)

Share:

Baca Lanjutannya

Mutasi/Pindah Tugas Pegawai di Lingkungan Kemendikbud

Proses mutasi pegawai di lingkungan Kemendikbud:

PNS

1. Mendapat persetujuan pindah dari pimpinan unit kerja yang dituju (unit kerja yang dituju menyetujui setelah mengecek ketersediaan formasi jabatan yang lowong)
2. Mendapat persetujuan pindah dari pimpinan unit kerja asal

Unit Kerja Asal

Mengusulkan kepada unit kerja yang dituju dengan melampirkan dokumen:

1. Permohonan pindah PNS
2. Surat pernyataan melepas dari unit asal
3. SK Kepegawaian terakhir
4. SK Jabatan
5. SKP
6. SK Tukin

Unit Kerja yang Dituju

1. Membuat surat pernyataan menerima
2. Mengusulkan ke Biro SDM Kemendikbud dengan melampirkan:
   • Permohonan pindah PNS
   • Surat pernyataan melepas dari unit asal
   • Surat pernyataan menerima dari unit yang dituju
   • SK Kepegawaian terakhir
   • SK Jabatan
   • SKP
   • SK Tukin

Biro SDM Kemendikbud

1. Mengecek ketersediaan formasi jabatan berdasarkan peta jabatan dan database penataan pegawai
2. Membuat surat keputusan pindah pegawai dan mengirimkan kepada pimpinan unit pengusul

Pindah Antar-Unit Kemendikbud

Pindah Antar-Instansi Kemendikbud

Alur Pengajuan Pindah dari Kemendikbud ke Kementerian/Lembaga Lain

Alur Pengajuan Pindah dari Kementerian/Lembaga Lain ke Kemendikbud

Share:

Baca Lanjutannya

Proses Kenaikan Pangkat di Lingkungan Kemendikbud

Berikut ini alur proses kenaikan pangkat di lingkungan Kemendikbud:

Klik untuk memperbesar

Unduh infografik melalui tautan berikut: Proses Kenaikan Pangkat

Share:

Baca Lanjutannya