Layanan komunikasi kedinasan yang terintegrasi dalam SINDE merupakan salah satu sasaran penguatan ketatalaksanaan. Layanan komunikasi ini diharapkan dapat dilakukan dengan cepat dan tidak terbatas waktu dan tempat. Untuk itulah, Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi (Kemendikbudristek) mengembangkan Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE), yaitu sistem persuratan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. SINDE dikembangkan melalui aplikasi persuratan berbasis website atau desktop, serta berbasis Android dan IOS sehingga dapat diakses dengan mudah melalui gawai pegawai Kemendikbudristek untuk melakukan komunikasi kedinasan yang berupa pemrosesan surat masuk dan surat keluar, pemberian respons terhadap surat, disposisi, dan/atau informasi, serta pengonsepan hingga persetujuan draf surat.
Evaluasi terhadap pelaksanaan pelayanan dalam SINDE dilakukan untuk menggambarkan tingkat keaktifan pengguna, baik personal (pejabat dan staf) maupun unit kerja. Evaluasi ini dilakukan melalui pengukuran keaktifan individu pengguna yang tergambarkan pada Skor Statistik Personal dan pengukuran keaktifan unit kerja yang tergambarkan pada Skor Statistik Unit Kerja.
Skor Statistik Personal
Pengukuran keaktifan individu pengguna didasarkan atas respons terhadap surat, disposisi, dan/atau informasi yang diterima. Hal yang perlu dipahami pengguna adalah bahwa skor statistik personal diperhitungkan dari prosentase banyaknya jumlah surat, disposisi, dan/atau informasi masuk di bulan penilaian berjalan dan penyelesaiannya yang dapat digambarkan dalam kasus berikut ini:
- Jika ada pegawai yang mendapatkan sepuluh surat masuk tetapi tidak merespons satu pun, pegawai tersebut mendapatkan skor nol.
- Jika ada pegawai yang mendapatkan hanya satu surat dan merespons dengan aksi konfirmasi, pegawai tersebut mendapatkan skor maksimal (100).
- Jika pegawai tidak mendapatkan surat, disposisi, dan/atau informasi, pegawai tersebut mendapatkan status N/A yang artinya tidak masuk ke dalam penilaian.
Respons yang harus dilakukan oleh pejabat pada saat menerima surat, disposisi, dan/atau informasi masuk adalah sebagai berikut.
|
Transaksi |
Respons |
|
Surat masuk
|
Membaca, memberikan konfirmasi, dan/atau memberikan disposisi. |
|
Disposisi masuk
|
Membaca disposisi, meneruskan disposisi, dan memberikan laporan atas disposisi masuk. |
|
Informasi masuk
|
Membaca informasi, meneruskan informasi, dan memberikan tanggapan/komentar atas informasi masuk. |
Respons yang harus dilakukan oleh staf pada saat menerima surat, disposisi, dan/atau informasi masuk adalah sebagai berikut.
|
Transaksi |
Respons |
|
Surat masuk
|
Membaca, memberikan konfirmasi, dan/atau memberikan informasi. |
|
Disposisi masuk
|
Membaca disposisi dan memberikan laporan atas disposisi masuk. |
|
Informasi masuk
|
Membaca informasi, meneruskan informasi, dan memberikan tanggapan/komentar atas informasi masuk. |
Seluruh pengguna baik pejabat maupun staf diharapkan segera memberikan respons pada SINDE dan menyelesaikan tugas yang diberikan. Dengan demikian, perolehan skor statistik personal tidak semata-mata capaian administratif, melainkan gambaran kinerja individu secara objektif dalam rangka mewujudkan kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi.
Cara Menindaklanjuti Surat/Disposisi/Informasi Masuk
- Di HP: Beranda > Statistik Personal. Di Laptop: Beranda > Statistik > Ditjen GTK > BBGP Jawa Timur > CTRL+F > ketik nama Anda > ENTER > Klik nama Anda
- Ubah periode bulanannya untuk mengetahui statistik bulan tertentu
- Untuk menindaklanjuti, masuk ke:
SURAT MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan klik KONFIRMASI
DISPOSISI MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan kirim LAPORAN
INFORMASI MASUK ===> Baca dan tindak lanjuti dengan beri KOMENTAR
Jika sudah menindaklanjuti surat, silakan klik REFRESH untuk update statistik di HP maupun di laptop.
Skor Statistik Unit Kerja
Pengukuran keaktifan unit kerja didasarkan atas ketertiban penginputan surat masuk dan pengambilan nomor surat keluar serta gabungan skor aktivitas personal seluruh pengguna di dalam satu unit kerja. Bobot penilaian untuk surat masuk, surat keluar, dan gabungan skor aktivitas personal masing-masing adalah 10, 15, dan 75.
Pengguna dengan hak akses Operator Surat berperan penting dalam perolehan skor statistik unit kerja. Hal ini karena bobot 25 pada dua dasar penilaian yaitu ketertiban penginputan surat masuk dan pengambilan nomor surat keluar dilakukan oleh Operator Surat.
Peranan Operator Surat dalam perolehan skor statistik unit kerja adalah sebagai berikut.
- Untuk surat masuk, Operator Surat memastikan semua surat yang ditujukan kepada seluruh pengguna di unit kerjanya telah diinput ke dalam SINDE dan memastikan lampiran (unggahan hasil pindaian) terunggah untuk semua surat yang telah diinput ke dalam SINDE.
- Untuk surat keluar, Operator Surat memastikan semua nomor naskah dinas diambil di SINDE dan memastikan surat keluar selesai sampai proses kirim kepada tujuan.
Bobot penilaian tertinggi dalam penginputan surat masuk adalah menggunggah hasil pindaian surat masuk (dalam hal surat masuk berasal dari luar SINDE). Sementara itu, bobot penilaian tertinggi dalam pengambilan nomor surat keluar adalah mengirimkan surat keluar melalui SINDE ke tujuan surat internal Kemendikbudristek dan memfinalkan surat keluar di SINDE untuk tujuan surat eksternal Kemendikbudristek.
Pengguna dengan hak akses Manajemen diharapkan dapat mendistribusikan informasi Skor Statistik kepada staf secara merata. Selain itu, Operator Surat juga diharapkan dapat tertib dalam memproses surat keluar di sistem, salah satunya adalah dengan menginput seluruh nama tujuan yang tertera di surat di dalam kolom tujuan pada halaman Surat Keluar sebelum proses kirim melalui sistem.
Serupa dengan skor statistik personal, perolehan skor statistik unit kerja diharapkan tidak semata-mata capaian administratif, melainkan gambaran kinerja unit kerja secara objektif dalam rangka mewujudkan kelancaran komunikasi kedinasan dan ketertiban pendokumentasian melalui sistem.
Rumusan dan ketentuan lebih mendetail tentang Skor Statistik Personal dan Skor Statistik Unit Kerja dapat dipelajari di Panduan Penggunaan SINDE (Skor Statistik) yang tersedia di menu Bantuan pada beranda SINDE.
Mengubah Kata Sandi SINDE
Untuk mengubah kata sandi SINDE dapat dilakukan langkah berikut:
Ubah Password ===> Beranda > Ubah Sandi
Operator dan Administrator SINDE
Pegawai BBGP Provinsi Jawa Timur yang memerlukan pemrosesan surat dapat menghubungi operator SINDE melalui WA atas nama Amin Rudianto 0817-0807-677 dan Moch. Ridwan 0821-3165-8057.
Apabila mengalami kesulitan dalam penggunaan SINDE, pegawai BBGP Provinsi Jawa Timur dapat menghubungi nomor WA administator SINDE atas nama Moch. Ridwan 0821-3165-8057 atau Tricahyo Abadi 0852-5997-5159. ***
Sumber:
Modul Pelatihan Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE) dalam E-Learning Manajemen Informasi Pelayanan Internal oleh Pusdiklat Pegawai Kemendikbudristek, 3 s.d. 11 April 2023
Tidak ada komentar:
Posting Komentar